Im Folgenden informieren wir Sie darüber, dass für die Registrierung in unserer Einladungsliste Ihre personenbezogenen Daten erhoben werden. Wir sind uns der Bedeutung der personenbezogenen Daten, die Sie uns anvertrauen, bewusst. Es ist uns ein Anliegen, die Vertraulichkeit der Daten sicherzustellen, die uns von Ihnen anvertraut werden.
Die Vertretung des Landes Baden-Württemberg beim Bund ist ein offenes Haus sowie ein Ort des Netzwerkens für verschiedene Personen aus Politik, Medien, Wissenschaft, Wirtschaft, Kultur und Zivilgesellschaft.
Mit den folgenden Informationen möchten wir Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns und Ihre Rechte aus dem Datenschutz nach der EU-Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) geben. Welche Daten im Einzelnen verarbeitet und auf welche Weise genutzt werden, richtet sich maßgeblich nach den vereinbarten Leistungen.
1. Verantwortliche Stelle
Für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist folgende Stelle im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DS-GVO und des § 46 Nr. 7 BDSG verantwortlich:
Landesvertretung Baden-Württemberg
Tiergartenstr. 15
10785 Berlin
E-Mail: post@lvtberlin.bwl.de
Webseite: https://stm.baden-wuerttemberg.de/de/vertretung-beim-bund/
2. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten
Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter folgender Adresse:
DataCo GmbH
Nymphenburger Straße 86
80636 München
E-Mail: datenschutz@dataguard.de
Webseite: www.dataguard.de
3. Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten
- Ihre personenbezogenen Daten, die von uns verarbeitet werden
Im Rahmen der Anmeldung zur Veranstaltung/ Registrierung als Besuchende in unserem Haus verarbeiten wir folgende Daten zu Ihrer Person:
- Anrede
- Anreise- Abreisedatum (bei Übernachtungen)
- Anschrift (optional)
- Amtsbezeichnung (optional)
- E-Mail-Adresse
- Funktion (optional)
- Institution (optional)
- Nachname
- Vorname
- Telefonnummer (optional)
- Quellen, aus denen Ihre personenbezogenen Daten stammen
Adressen von Abgeordneten und deren Beschäftigte, Beschäftigte von Bundestag, Landtage, Bundesministerien, Institutionen, Verbänden, Parteien, Botschaften, Stiftungen, Gewerkschaften erheben wir aus öffentlichen Verzeichnissen wie der Internetseite der jeweiligen Institution/Organisationen. Darüber hinaus bekommen wir von Mitveranstaltern bzw. anderen Alleinveranstaltern Daten personenbezogene Daten übermittelt.
- Zwecke der Datenverarbeitung
Ihre personenbezogenen Daten werden zu folgenden Zwecken verarbeitet:
- Um Sie über unsere Veranstaltungen zu informieren und Sie dazu einzuladen.
- Um Ihre Anmeldung zu bearbeiten. Zu diesem Zweck nutzen wir Ihre Kontaktdaten, um z.B. Rückfragen zu Ihrer Anmeldung zu stellen oder Ihnen eine Anmelde- bzw. Buchungsbestätigung zusenden zu können.
- Um unseren vertraglichen Pflichten nachzukommen. Hierzu gehört auch die Erfüllung nachvertraglicher Maßnahmen.
- Um unseren rechtlichen Pflichten nachzukommen. Hierzu gehört z.B. die Erfüllung der gesetzlichen - Aufbewahrungsfristen oder die Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an die zuständigen Behörden, soweit wir hierzu verpflichtet sind.
- Zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
- Um Sie über zukünftige Veranstaltungen der Vertretung des Landes Baden-Württemberg beim Bund sowie verbundenen Institutionen wie insbesondere: dem Land Baden-Württemberg zu informieren und Ihnen Einladungen per E-Mail oder per
- Post zusenden zu können.
- Zwecke der Datenverarbeitung
Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf Grundlage der Einwilligung
Soweit wir für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Ihre Einwilligung einholen, erfolgt die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf Grundlagen des Art. 6 Abs. 1lit. a DS-GVO i.V.m. Art. 7 DS-GVO.
Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf Grundlage der Einwilligung
Soweit wir Ihre personenbezogenen Daten zum Zwecke der Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, die auf Ihre Anfrage erfolgen, sowie zum Zwecke der Erfüllung des Besuchendenvertrages mit Ihnen verarbeiten, dient uns Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO in Verbindung mit:
- Der Hausordnung für den Besuch von Veranstaltungen in der Vertretung des Landes Baden-Württemberg beim Bund in Berlin, abrufbar hier.
- Den Vertrags- und Nutzungsbedingungen für die Räume und Einrichtungen der Vertretung des Landes Baden Württemberg beim Bund, abrufbar hier.
- Allgemeine Informationen zum Gästehaus in der Landesvertretung Baden-Württemberg, abrufbar hier.
Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung
Soweit die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der die Vertretung des Landes Baden-Württemberg beim Bund unterliegt, dient uns Art. 6 Abs. 1 lit. c DS-GVO als Rechtsgrundlage. Unsere gesetzliche Pflicht zur Datenverarbeitung ergibt sich aus steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten.
Verarbeitung auf der Grundlage des berechtigten Interesses
Ist die Verarbeitung zur Wahrung eines berechtigten Interesses von uns oder eines Dritten erforderlich und überwiegen Ihre
Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten das erstgenannte Interesse nicht, so stellt Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO die
einschlägige Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung dar. Unser berechtigtes Interesse ergibt sich insbesondere
ausfolgenden Gründen:
- Kommunikation mit Ihnen, insbesondere um Ihre Anfragen im Vorfeld der Anmeldung per E-Mail, Post oder Telefon zu beantworten oder Ihnen eine Anmeldebestätigung zusenden zu können.
- Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen
4. Empfangende Ihrer personenbezogenen Daten
Ihre personenbezogenen Daten werden primär durch die zuständigen Beschäftigten unserer Referate verarbeitet. Dies erfolgt ausschließlich dann, wenn die zuständigen Beschäftigten der Vertretung des Landes Baden-Württemberg beim Bund Ihre personenbezogenen Daten zur Erfüllung der unter Ziff. 3 Buchst. b) genannten Zwecke benötigen.
Darüber hinaus werden Ihre personenbezogenen Daten u.U. an externe Veranstalter oder an andere Behörden des Bundes oder des Landes Baden-Württemberg übermittelt.
5. Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation
Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation findet nicht statt und ist nicht beabsichtigt.
6. Dauer der Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten
Ihre personenbezogenen Daten werden gelöscht, sobald die unter „Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung“ genannten Zwecke für ihre Speicherung entfallen.
Darüber hinaus werden Ihre personenbezogenen Daten in folgenden Fällen länger verarbeitet:
- soweit noch offene Verpflichtungen aus dem Vertragsverhältnis bestehen
- soweit Sie Ihre Einwilligungserklärung in die Kontaktaufnahme zwecks Information über zukünftige Veranstaltungen erteilt haben.
- wenn einer Löschung vertragliche, gesetzliche oder satzungsgemäße Aufbewahrungsfristen entgegenstehen
- soweit wir Ihre personenbezogenen Daten zur Geltendmachung, Ausübung der Abwehr von Rechtsansprüchen benötigen
- wenn dies nach europäischen oder nationalen Gesetzen Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, der wir unterliegen, erforderlich ist.
7. Ihre Rechte als betroffene Person
Nach der Datenschutz-Grundverordnung stehen Ihnen folgende Rechte zu, die Sie gegenüber uns geltend machen können:
Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, so haben Sie das Recht Auskunft seitens des Verantwortlichen über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 DS GVO).
Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 DS GVO).
Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen (Art. 17 und 18 DS-GVO).
Sofern Sie das Recht auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten geltend machen, teilen wir diese Berichtigung, Löschung oder Einschränkung allen Empfangenden Ihrer Daten mit (Art. 19 DS-GVO).
Wenn Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben oder ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht Ihnen gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Art. 20 DS-GVO).
Weiterhin besteht ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DS-GVO). Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:
Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Friedrichstr. 219
10969 Berlin
Tel.: +49 30 13889-0
Fax: +49 30 2155050
E-Mail: mailbox@datenschutz-berlin.de
8. Bestehen einer automatisierten Entscheidung einschließlich Profiling
Zur Begründung und Durchführung des Einladungsmanagements nutzen wir keine automatische Entscheidungsfindung gemäß Artikel 22 DS-GVO. Sollten wir diese Verfahren in Einzelfällen einsetzen, werden wir Sie hierüber gesondert informieren und Ihre ausdrückliche Einwilligungserklärung einholen, es sei denn die Entscheidung ist aufgrund von Rechtsvorschriften der Union oder der Mitgliedstaaten zulässig und wir diesen Vorschriften unterliegen oder die Entscheidung ist für den Abschluss oder die Erfüllung eines Vertrages mit Ihnen erforderlich
9. Widerrufsrecht bei Einwilligung
Sie haben das Recht, Ihre datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit, der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt. Ihren formfreien Widerruf richten Sie bitte per Post an:
Landesvertretung Baden-Württemberg
Tiergartenstr. 15
10785 Berlin
oder per E-Mail an:
antwort@lvtberlin.bwl.de.
10. Recht zum Widerspruch gegen bestimmte Datenverarbeitungen gern. Art. 21 DS
GVO
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DS-GVO erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling. Ihren formfreien Widerspruch richten Sie bitte per Post an
Landesvertretung Baden-Württemberg
Tiergartenstr. 15
10785 Berlin
oder per E-Mail an:
antwort@lvtberlin.bwl.de.
Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr
verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Stand März 2024
