Im Staatsministerium Baden-Württemberg ist bei der Vertretung des Landes Baden-Württemberg bei der Europäischen Union in Brüssel zum nächstmöglichen Zeitpunkt die Stelle einer Europasekretärin / eines Europasekretärs (w/m/d) im Beschäftigungsumfang von 50 Prozent (Kennziffer 6428) befristet für die Dauer von zwei Jahren zu besetzen.
Die Vertretung des Landes Baden-Württemberg bei der Europäischen Union (EU) in Brüssel ist Teil des Staatsministeriums und sichert die Präsenz des Landes bei der EU und den in Brüssel ansässigen Institutionen aus Politik, Wirtschaft und Kultur. Sie tritt als Veranstalterin hochrangiger und informativer Begegnungen auf.
Ihre Aufgaben:
Sie sind als Assistenz im Veranstaltungs- und Verwaltungsbereich tätig und arbeiten schwerpunktmäßig und projektbezogen innerhalb des Veranstaltungsteams mit zehn Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Durchschnittlich finden etwa 340 Veranstaltungen statt und es kommen rund 80 Besuchergruppen. Insgesamt haben wir jährlich rund 20.000 Gäste, die vom Veranstaltungsteam der Landesvertretung mit Hilfe externer Dienstleister in den Bereichen Gastronomie, Service und Technik betreut werden. Zwischen März 2020 und März 2022 hatte die Landesvertretung auf virtuelle Formate umgestellt. Gegenwärtig sind wir wieder im Präsenzbetrieb, wobei Veranstaltungstermine auch in hybridem Format durchgeführt werden.
Ihre Tätigkeit erstreckt sich im Wesentlichen auf folgende Arbeiten:
- Erledigung von allgemeinen Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben unter anderem mit selbständiger Bearbeitung der schriftlichen Korrespondenz sowie die Betreuung der elektronischen Poststelle.
- Unterstützung bei der Planung, Organisation, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen.
- Erstellung von Kostenvoranschlägen und die Abrechnung von Veranstaltungen.
- Abwicklung des Einkaufs und die Abrechnung von externen Leistungen wie Catering, Service, Technik sowie die Betreuung der Gäste.
- Mitwirkung bei der Pflege der umfangreichen Adressdatenbank („cobra CRM PLUS 2000“).
- Planung und Nachbereitung von internen Besprechungen inklusive Verfassung von Protokollen.
Eine Änderung des Aufgabenzuschnitts bleibt vorbehalten.
Ihr Profil:
- Abgeschlossene Berufsausbildung als Europasekretärin / Europasekretär (w/m/d).
- Die Stelle ist auch für Berufsanfängerinnen / Berufsanfänger geeignet.
- Sehr gute Sprachkenntnisse auf muttersprachlichem Niveau in Deutsch, fließende bis verhandlungssichere Sprachkenntnisse in Französisch und Englisch.
- Sicheres, gepflegtes Auftreten und gute Umgangsformen.
- Bereitschaft zum Dienst auch in den Abendstunden (z.B. bei Empfängen, Präsentationen und Ausstellungen).
- Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Programmen und Videokonferenzsoftware sowie die Bereitschaft zur Einarbeitung in Spezialprogramme fürs Veranstaltungsmanagement (zum Beispiel „cobra CRM PLUS 2000“, „eventmanager“ und „Forum“).
- Darüber hinaus erwarten wir ein hohes Maß an Leistungs- und Einsatzbereitschaft, Flexibilität, die Fähigkeit zu selbstständigem und strukturiertem Arbeiten sowie Team- und Kommunikationsfähigkeit.
Unser Angebot:
- Die Tätigkeit in der Vertretung des Landes Baden-Württemberg bei der Europäischen Union in Brüssel ermöglicht das Arbeiten nah am tagesaktuellen politischen Geschehen.
- Eine verantwortungsvolle, interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem motivierten, kompetenten und kollegialen Umfeld.
- Möglichkeiten der flexiblen Gestaltung von Arbeitszeiten (inklusive Homeoffice nebst Bereitstellung technischer Ausstattung).
- Ein modern, ergonomisch und mit aktueller Technik ausgestatteter Arbeitsplatz.
- Gute Erreichbarkeit im Brüsseler Europaviertel mit öffentlichen Verkehrsmitteln.
- Unterstützung Ihrer Mobilität mit dem JobTicket BW.
- Vielfältige Fortbildungsmöglichkeiten.
Im Beschäftigtenverhältnis erfolgt die Eingruppierung als Ortskraft oder, bei Vorliegen der tarifrechtlichen und persönlichen Voraussetzungen bis zur Entgeltgruppe 8 des Tarifvertrags für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L). Die Gehaltsspanne entnehmen Sie bitte der Gehaltstabelle (PDF). Bei Vorliegen der Voraussetzungen wird ein Auslandszuschlag gewährt.
Schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber werden bei entsprechender Eignung bevorzugt berücksichtigt. Die überwiegende Zahl der Arbeitsplätze des Staatsministeriums ist barrierefrei zugänglich. Im Bedarfsfall unterstützen wir eine behinderungsgerechte Ausstattung des Arbeitsplatzes. Bei Fragen können Sie sich unter schwerbehindertenvertretung@stm.bwl.de zudem an die Schwerbehindertenvertretung des Staatsministeriums wenden, die Ihnen gerne Fragen zur Beschäftigung von schwerbehinderten Menschen beantwortet und Sie nach Ihrer Bewerbung im weiteren Bewerbungsprozess unterstützt.
Es handelt sich um eine Vollzeittätigkeit, die jedoch grundsätzlich teilbar ist. Voraussetzung ist, dass die Bewerbungslage eine Besetzung im Tandem ermöglicht. Wir möchten den Anteil der Frauen im Staatsministerium weiter erhöhen und sind deshalb an Bewerbungen von Frauen besonders interessiert. Das Staatsministerium ist Träger des Zertifikats „audit berufundfamilie“. Das Land Baden-Württemberg ist Unterzeichner der Charta der Vielfalt.
Haben wir Ihr Interesse geweckt?
Dann richten Sie bitte Ihre Bewerbung mit aussagekräftigen Unterlagen (Lebenslauf, wesentliche Zeugnisse, Selbsteinschätzung Ihrer Sprachkenntnisse nach dem „Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmen für Sprachen“ etc.) unter Angabe der Kennziffer 6428 bis zum 5. Juni 2023 bevorzugt per E-Mail an das
Staatsministerium Baden-Württemberg, Personalreferat
bewerbung@stm.bwl.de
(möglichst in einer Anlage im pdf- oder tif-Format, maximal 10 MB).
Sollten Sie sich in Papierform bewerben wollen, so senden Sie die Unterlagen an: Staatsministerium Baden-Württemberg, Personalreferat, Richard-Wagner-Straße 15, 70184 Stuttgart. Aus Verwaltungs- und Kostengründen können wir Ihre Bewerbungsunterlagen leider nicht zurücksenden.
Bitte beachten Sie außerdem die Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit Bewerbungsverfahren im Staatsministerium.
Haben Sie noch Fragen?
- Bei Fragen zum Aufgabenbereich wenden Sie sich bitte an Frau Taschek (Telefon +32 27417-765, E-Mail: ingrid.taschek@bruessel.bwl.de).
- Bei Fragen zum Bewerbungsverfahren steht Ihnen Herr Dölker (Telefon 0711/2153-337) gerne zur Verfügung.
Bewerbungsfrist: 05.06.2023
